Etiketler

, , ,

Eğitim İhtiyaç Analizi Uygulama Çalışması

Örnek Olay

ABC Şirketinde 2 yıldan beri Ege Bölgesi Satış Yöneticiliği yapmaktasınız. 2011 sonunda yapılan değerlendirme toplantılarında başarılarınız takdir edildi ve kayda değer bir primle ödüllendirildiniz.

1. Genel Müdürünüz bu yıl ki şirket hedefleri arasında sizin bölümünüzü doğrudan ilgilendirdiğini düşündüğü maddeleri aşağıdaki şekilde size iletti:

–          2013 yılı başında Entegre Yönetim Sistemi (Kalite-Çevre-İş güvenliği) belgesini almış olmak ve bunun için 2012 yılında gerekli altyapıyı oluşturmak, eksiklikleri gidermek. (Ekibinizin bu konuyu müşterilerinize çok iyi anlatmaları, rakip şirketlerden farkınızı net olarak ortaya koymaları ve bu şekilde satış gücünüzü arttırmaları gerekmektedir.)

–          Yeni ürün geliştirme faaliyetlerine ağırlık vererek sektörlere özel ürün çeşitliliğini arttırmak. (Ekibinizin çalıştığınız her sektöre hakim olmaları gerekmekte. Genel Müdürünüz belki de artık ekibinizin organizasyonunu değiştirme zamanının geldiğini ve sektörel bazda bir sorumluluk yapısının uygun olabileceğini söyledi. Bu durumu değerlendireceğinizi fakat ekibinizdekilerin farklı sektör uygulamalarını bilmelerinin avantajını da kaybetmek istemediğinizi söylediniz.)

–          Müşteri sayısını %25 arttırmak (Bunu sağlayabilmek için kesinlikle ekibinizi sayıca arttırmanız gerekiyordu ve bunun için de Genel Müdürünüz’den biri tecrübeli diğeri yetiştirilmek üzere 2 yeni satış elemanı almak için onay da aldınız. Tecrübeli olanı hemen, tecrübesiz olanı ancak ikinci yarıyılda işe yerleştirebileceksiniz.)

2. Sene başında Ayşe’yi tecrübeli “Satış Elemanı” olarak işe aldınız. Ayşe benzer bir sektörde 3 senelik satış tecrübesi olan, bir yandan çalışırken bir yandan da kurslara giderek İngilizcesini geliştirmiş, sizinle çalışma konusunda istekliliğini net bir şekilde göstermiş, sizin ve Genel Müdürünüz gibi tenis oynamayı seven, bu pozisyon için tam aradığınız kişiydi. Hemen işe aldınız.

3. Ayşe için formal bir oryantasyon programı hazırlamadınız. (nasılsa işinize çok yabancı değildi.) Tecrübeli 2 elemanınızın yanında birer hafta geçirmesi Ayşe için yeterli olmuştu. Gerçi 3 ay sonra Ayşe’nin ürünlerinizle ilgili size sorduğu sorulardan onun ürünlerinizi hala yeterince tanımadığını anlamıştınız fakat nasılsa sordukça öğreniyordu.

4. Ayşe’nin işe başlamasından 1 ay sonra görev tanımı için beraber yaptığınız çalışmada üstlendiği/ üstleneceği görevlerden bazılarını aşağıdaki gibi belirtmiştiniz:

Müşteri İletişim / Satış

–          Müşterilerle telefonda görüşmek

–          Mevcut müşteriyi ziyaret etmek

–          Potansiyel müşterileri araştırmak, bulmak ve ziyaret etmek

Müşteri İlişkileri

–          Müşteri “veri tabanı”nı oluşturmak

–          Müşteri memnuniyet anketleri düzenlemek ve sonuçlarını raporlamak

–          Müşteri kontak kişilerin özel günlerini hatırlamak tebrik ve iyi niyet mesajları göndermek.

Müşteri ürün ve/veya hizmet taleplerinin zamanında karşılanmasını sağlamak

Diğer ekip üyeleriyle beraber çalışmak, onlara yardımcı olmak (Özellikle İngilizce konusunda)

5. Üçüncü ayın sonunda Ayşe ile yaptığınız bir görüşmede, Ayşe size her şeyin yolunda gittiğini fakat ekipteki diğer kişilere İngilizce yazışmalarda yardımcı olmasının çok zamanını aldığını söyledi.

6. Aynı günlerde Ayşe’nin sizi’de bilgilendirme amacıyla eklediği bir müşteri yazışmasında ürün kod ve isimlerini yanlış yazdığını fark ettiniz, ayrıca İngilizce yazdığı e-mail metninde de yazım ve ifade hataları vardı.

7. Ayşe, aylık yaptığınız ekip toplantılarından 2 sine müşteri ziyaretine gideceğini söyleyerek katılmadı.

8. Ayşe’nin de içinde bulunduğu 3 kişiden beraberce sektör ve rakiplerinizin durumunu analiz eden bir rapor hazırlamasını istemiştiniz Rapor zamanında geldi, hem de çok tatmin edici bilgiler içeriyordu, fakat ekipteki diğer 2 kişi bu çalışmada Ayşe’nin isteksizce davrandığını ve raporun sadece 1 bölümünü kendisinin hazırlayıp diğerlerine hiç karışmadığını ima ettiler.

9. Son 2 aydır yüksek sezonu yaşamaktaydınız ve ekibinizdeki herkesin işi başından aşkındı. Bu zamanlarda herkes gerginleşir hatta ekip içinde tartışmalar da çıkmaktadır. Müşteri memnuniyet raporları da bu aylarda hep düşük gelmektedir. Sizin yüksek sezonda bu durumun normal olduğunu anlatmanıza rağmen Genel Müdürünüz her işler yoğunlaştığında bu sorunlarla karşılaşmak istemediğini ve sizin bu durumu düzeltmeniz gerektiğini açıkça belirtmiştir.

10. Baskı altında Ayşe’nin bazen kontrolünü kaybedebildiğini gözlemlediniz. (Aslında bu durum ekibinizdeki diğer bazı kişiler için de geçerliydi.) Ayşe’nin bir gün telefondaki bir müşterisine sesini yükselterek “Sürekli sipariş planınızı değiştiriyorsunuz biz ne yapabiliriz ki! Siz de biraz planlı olmaya çalışsanız” dediğini duydunuz. Bu ilk olduğu ve motivasyonunu da kırmamak için Ayşe’nin bu konuda çok üzerine gitmediniz.

11. Sizin şirketinize kazandırdığınız ve 5 yıldır beraber çalıştığınız küçük ama karlı müşterilerinizden birinin sahibi Teoman Bey, hafta sonu tenis kulübünde Genel Müdürünüzle yemek yerken yanınıza gelip, laf arasında son 2 siparişin geciktiğini ve bu gecikmenin kendilerine zamanında bildirilmediği konusunda size sitem etti. ( Bir daha tekrarlanmayacağı konusunda söz vererek durumu geçiştirdiniz. İşin aslı ise tam yüksek sezona girerken Teoman Bey’i ve şirketinin sizin için önemini de anlatarak müşteri sorumluluğunu Ayşe’ye devretmiştiniz. Bu kıza güvenmekle hata mı ediyordunuz acaba?)

12. Müşteri veritabanı hazırlama konusunda geçen hafta Ayşe’ye ne durumda olduğunu sorduğunuzda Ayşe çalışmaya başladığını fakat “Excel” formatında olan eski bilgileri sisteme tek tek girmenin zaman aldığını, hem bilgilerin bazılarının da güncellenmesi gerektiğini söyledi, işin sadece %30’u bitmişti. Kullandığınız bilgisayar sistemi Ayşe’nin eski şirketinde kullandığıyla aynıydı ve “Excel”deki bütün bilgileri çok kısa bir sürede otomatik olarak bu sisteme yükleme imkanınız vardı. Ayşe’nin 2 sene aynı sistemi kullanıp bu özelliğini bilmiyor olması gerçekten hiç aklınıza gelmemişti.

13. Geçen hafta ekibinizin eski bir çalışanı yanınıza gelip Ayşe’nin kendi sorumlu olduğu müşterisine ziyarete gittiğini, neden kendisine haber vermediğini sorduğunda da Ayşe’nin bunu bilmediğini, bilse mutlaka haber vereceğini söylediğini anlattı. Bölümünüzde bu tür karışıklıklar hep yaşanırdı, bu yüzden çok üzerinde durmadınız.

14. İnsan Kaynakları Bölümünün, yılın 2. yarısı için bütçelediğiniz yeni tecrübesiz personel ihtiyacı için, sizinle görüştürdüğü adaylar arasından Anıl’ı çok beğendiniz ve önümüzdeki ay başında işe başlaması için anlaştınız. Anıl yeni mezun, istekli, öğrenmeye açık ve gelecek vadeden bir adaydı. Tenis oynamayı bilmiyordu ama amatör denizcilik sertifikası vardı ve yelken takımıyla her yıl yarışmalara katılıyordu.

15. Genel Müdürünüz sizinle senenin 2. Yarısında şirket hedeflerine ulaşmak üzere departmanınızda yapacağınız işler ve ekibinizle ilgili değerlendirmelerle ilgili bir toplantı yapmak istediğini söyledi. Ayrıca İnsan Kaynakları bölümünün şirket geneli için bir eğitim planı ve bütçesi oluşturmaya çalıştığını sizin de Eğitim ve Gelişim Uzmanıyla bir araya gelerek ekibinizin eğitim planını hazırlamanızı ve bu toplantıda sunmanızı istedi.

 

Eğitim İhtiyaç Analizi Formu

Eğitimin Konusu

Eğitimin Türü *

Eğitimin Sonucunda Katılımcıların Kazanacağı Bilgi(ler) ve/veya Beceri(ler)

Katılımcı Profili

Eğitim İçin Uygun Zaman **

Eğitimi Verebilecek Kişi(ler), Bölüm(ler) ve Kurum(lar) ile İlgili Öneriler

(İK Tarafından Doldurulacaktır)

Eğitimci, Zaman ve Maliyetlerle İlgili Notlar

G.M ONAY

*Teknik (T), Yabancı Dil (D), Kişisel Gelişim (K), Yöneticilik Becerileri (Y), Bilgi İşlem (B) ve Oryantasyon Eğitimi (O)

**Ay olarak belirtmeniz yeterli olacaktır.

Talepte Bulunanın Adı/ Bölümü/ İmzası : TARİH
Reklamlar